消本訓令第3号
目次
(趣旨)
第1条この規程は、別に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(用語の定義)
第2条この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 課 三郷市消防本部の組織等に関する規則(平成11年規則第19号)及び三郷市消防署の組織等に関する規程(平成11年消本訓令第1号)に定める課をいう。
(2) 課長 課の長をいう。
(3) 分署 三郷市消防署の組織等に関する規程に定める分署をいう。
(4) 分署長 分署の長をいう。
(5) 係 三郷市消防本部の組織等に関する規則及び三郷市消防署の組織等に関する規程に定める係をいう。
(6) 係長 係の長をいう。
(7) 主務課分署 当該文書に係る事案を所掌する課及び分署をいう。
(8) 主務課分署長 主務課分署の長をいう。
(9) 保管 主務課分署の事務室内に収納しておくことをいう。
(10) 保存 主務課分署の事務室以外の場所に収納しておくことをいう。
(11) 決裁文書 決裁を経た文書をいう。
(12) 未完結文書 配布を受けた文書又は起案文書で所定の手続を終わらないものをいう。
(13) 完結文書 配布を受けた文書又は決裁文書で所定の手続を終わったものをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱うとともに、その処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。
(課長及び分署長の職責)
第4条課長及び分署長(以下「課分署長」という。)は、常にその課及び分署(以下「課分署」という。)における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように、事務処理の促進を図らなければならない。
(文書取扱主任)
第5条課分署長の文書事務を補佐するため、各課分署に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任については、当該主務課分署に属する係長のうちから課分署長が選任し、消防本部消防総務課長(以下「消防総務課長」という。)に報告する。ただし、特に課分署長が必要と認めたときは、他の者を選任することができる。
3 文書取扱主任は、上司の命を受け、その課分署における次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書事務の処理、促進、改善及び指導に関すること。
(4) 文書事務につき他の課分署との連絡に関すること。
(5) 文書の整理、保管・保存及び廃棄に関すること。
(6) その他文書事務に関すること。
(文書取扱担当者)
第6条文書の整理、保管・保存及び廃棄について、文書取扱主任を補佐させるため、各係に文書取扱担当者を置く。
2 課分署長は、当該課分署に属する各係の事務に精通している者のうちから文書取扱担当者を選任し、消防総務課長に報告する。
(文書の受領)
第7条市に到達した文書は、次に掲げるものを除き、消防本部消防総務課(以下「消防総務課」という。)において受領するものとする。
(1) 申告、申請、届出等で関係者が直接主務課分署に提出した文書
(2) 職員が出張先で受領した文書
(3) 執務時間外に到達した文書
(消防総務課における文書の処理及び配布)
第8条消防総務課長は、前条の規定により消防総務課が受領した文書を、次に掲げるところにより処理するものとする。
(1) 文書は、消防総務課長が開封する必要があると認めたものを除き、開封せず配布する。
(2) 電報は、開封してその余白に収受印(様式第1号)を押し、収受の年月日、時刻及び番号を記入し、電報件名簿(様式第2号)に所要事項を記載した後、主務課分署に配布して受領印を受けるものとする。
(3) 書留郵便物等は、消防総務課長が開封する必要があると認めたものを除き、開封せず封筒に収受印を押し、書留郵便物等受付簿(様式第3号)に所要事項を記載した後、主務課分署に配布して受領印を受けるものとする。
(4) 金券、現金、有価証券が添付されている文書は、封筒の余白に収受印を押し、金券受付簿(様式第4号)に所要事項を記載した後、主務課分署に配布して受領印を受けるものとする。
(5) 2以上の課分署に関連するものは、その関係の最も深いと認められる課分署に配布する。
(課分署における処理及び配布)
第9条文書取扱主任は、前条の規定により配布を受けた文書及び直接主務課分署に提出された文書(職員が出張先で受領した文書を含む。)を、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 一般文書は、直ちに開封して書面の余白に収受印を押し、収受の年月日及び番号を記入し、文書収受発送簿(様式第5号)に所要事項を記載するものとする。ただし、刊行物、ポスターその他の文書で、課分署長が指定したものについては、この限りでない。
(2) 親展文書は、開封しないで、封筒の見やすい箇所に収受印を押し、名あて人に配布する。
(配布文書の事故処理)
第10条前条の規定により配布を受けた文書に、当該課分署の所管に属しないものがある場合において、転送する課分署が明らかなときは、直ちにこれを転送し、転送すべき課分署が明らかでないときは、直ちに消防総務課に返付するものとする。
(勤務時間外に到達した文書)
第11条職員の勤務時間、休日及び休暇に関する規則(平成7年規則第12号)第2条に定める勤務時間外に到着した文書は、当直職員がこれを受領し、宿日直時間後に消防総務課長へ引継ぎしなければならない。ただし、電報その他緊急を要すると認めるものは、直ちに名あて人に連絡しなければならない。
(事故文書の処理)
第12条郵便料金の未納又は不足の文書が到着した場合は、消防総務課長が必要と認めたものに限り、これを受け取ることができる。
2 誤って送付された文書は、正当名あて人に転送しなければならない。
(文書処理の原則)
第13条文書の処理は、すべて課分署長が中心となり、たえず文書の迅速な処理に留意して事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。
(文書の処理)
第14条配布文書は、次に掲げるところにより、速やかに処理しなければならない。
(1) 起案又は供覧の処理をすること。
(2) 特に重要な文書又は直ちに処理することができない文書は、上部余白に「伺い」を表示し、上司に供覧し、その指示を受けること。この場合においては、事案に関する現況又は意見を添えること。
(起案)
第15条起案は、次に掲げる要領によるものとする。
(1) 起案するときは、起案用紙(様式第6号及び様式第6号の2)を用いること。
(2) 起案は、原則として一事案ごとに作成すること。
(3) 起案に使われる用語等は、三郷市公文例規程(平成12年訓令第4号)によること。
(4) 金額その他重要部分の字句を訂正した場合は、その箇所に押印すること。
(5) 重要若しくは異例なもの又は疑義のあるもので、起案の趣旨を説明する必要があると認められる場合は、処理案の前にその趣旨を簡明に記述するとともに、経過の概要、関係条文その他参考となる事項を付記し、関係書類があるときは、これを末尾に添付すること。
(6) 事案の施行期日が予定されているものについては、回議又は合議に必要な期間を考慮して起案すること。
2 前項の規定にかかわらず、軽易な文書の起案は、起案用紙を用いないで、当該文書の余白又は複写用紙を用いる等の方法により処理することができる。この場合において、当該文書の欄外を利用して回議に付するものとする。
(法規審査)
第16条条例案、規則案その他の法規文書及び議案書並びにこれらに類する文書は、関係課分署の合議を経て消防総務課において審査を受けなければならない。この場合において、消防総務課長が必要と認めるものについては、法制審査会に諮ることとする。
(文書番号)
第17条文書には、記号及び番号を付さなければならない。ただし、表彰状、契約書その他消防総務課長において記号及び番号を付する必要がないと認める文書並びに特に軽易な文書については、この限りでない。
2 前項の記号は、市名の頭文字「三」に、次の各号に規定する文字を組み合わせるものとする。
(1) 別表第1に掲げる文書記号
(2) 収受文書にあっては「収」、照会、依頼、通知等市の発議に基づく文書にあっては「発」の文字(通達及び指令に係る文書には使用しない。)
3 前項の規定にかかわらず、特別の台帳、受付簿等(以下「台帳等」という。)を用いた事務に係る文書については、台帳等に所要事項を記載し、主務課長が定める記号及び台帳等の番号を付すことができる。
4 第1項の番号は、課分署別の文書収受発送簿の一連番号とし、会計年度によるものとする。
(起案を要しない文書)
第18条起案を要しない文書は、上司の閲覧に供し、他の課分署に関係があるときは、直ちに関係ある課分署長に回覧しなければならない。
(回議)
第19条起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。
(合議)
第20条起案文書の内容について他の課分署に関係あるときは、その関係ある課分署長に合議しなければならない。
2 合議を受けた者が、合議事項に異議があるときは、主務課分署長と協議して調整するものとし、調整がつかないときは、意見を付しておかなければならない。
3 合議を経た文書で、その内容を変更しようとするときは改めて合議を受け、又は廃案になったときはその旨を合議先に通知しなければならない。
(秘密文書等の回議及び合議)
第21条起案文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要若しくは異例なものは、課分署長が携帯して回議し、又は合議しなければならない。
2 起案文書の内容が急を要するものは、上部余白にその旨朱書するものとする。
(後閲)
第22条起案文書を代決したときにおいて、重要若しくは異例と認めるものは、代決者において当該文書の上部余白に「後閲」と朱書しておかなければならない。
(決裁文書の処理)
第23条決裁文書は、次に掲げるところにより処理するものとする。
(1) 交付又は発送を要する文書は、所定の手続をすること。
(2) 公告を要するものは、浄書及び校合のうえ所定の手続を経て掲示すること。
(3) 名簿台帳等の訂正又は加除を要するものは、直ちに処理すること。
(浄書)
第24条決裁文書で浄書を要するものは、速やかに浄書するものとする。
2 浄書した文書は、直ちに決裁文書と照合するものとする。
(公印)
第25条起案者は、発送する文書を当該決裁文書に添えて公印の管理者に回付し、所定の箇所に公印の押印を受けなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、簡易なものについては、公印の押印を省略することができる。
(印刷)
第26条印刷を必要とする文書は、できる限り、庁内印刷により行うものとする。
(発送)
第27条文書の発送は、あて先、発信所属名及び年月日を明示のうえ、郵便又は使送に区分して速やかに行わなければならない。
2 市を経由して関係行政機関などに進達しなければならない文書は、当該文書の余白に経由印を押し、文書経由簿(様式第7号)に記載し、経由伺のうえ進達しなければならない。
(文書の整理)
第28条文書(電子文書を除く。以下この章において同じ。)は、必要に応じ即座に利用し得るよう体系的に整理して保管し、又は保存するものとする。
(文書の保管)
第29条未完結文書は、課分署長の指定する場所に保管しておかなければならない。
2 完結文書は、課分署において会計年度及び件名別に整理し、保管するものとする。ただし、暦年ごとに整理し、保管することが適当なものについては、この限りでない。
3 前項の規定により、主務課分署において保管する完結文書以外の完結文書は、消防総務課において保存するものとする。
(文書ファイルの作成)
第30条文書取扱主任は、当該年度に発生した文書の文書ファイルを作成しなければならない。
(文書の保存年限)
第31条文書の保管又は保存する期間(以下「保存年限」という。)の区分は、次のとおりとする。ただし、軽易な文書で保存する必要のない文書については、随時廃棄することができる。
(1) 永年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
2 前項の規定にかかわらず、法令等により期間が定められている文書及び時効が完成するまで証拠として保存する必要のある文書については、それぞれ法令等の定める期間又は時効期間を保存年限とする。
(保存年限の管理)
第32条文書の保存年限は、法令の定め、文書の効力、利用度、重要度、資料価値等を考慮しなければならない。この場合において、主務課分署長は別表第2に定める保存年限の基準に基づき、課分署の文書の保存年限を定めなければならない。
2 主務課分署長は、文書の保存年限を定め、又は変更しようとするときは、消防総務課長に合議しなければならない。
3 文書の保存年限の管理は、消防総務課長が行う。
(保存年限の起算)
第33条文書の保存年限の起算日は、完結の日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理保管する文書の保存年限の起算日は、完結の日の属する年の翌年1月1日とする。
(保存文書の引継ぎ)
第34条完結文書のうち保存を要する文書の引継ぎは、毎年度当初において消防総務課長が指定する時期に行うものとする。
2 主務課分署長は、次に掲げるところにより、処理しなければならない。
(1) 会計年度による文書は会計年度ごとに、暦年による文書は暦年ごとに保存年月別に仕分けする。
(2) 年度又は年を越えて処理した文書は、その事案が完結した年度又は年のものとして区分する。
(3) 相互に密接に関連を有する2以上の文書は、1件として整理する。この場合において、保存年限を異にするものについては、長期のものに併せて保存する。
(4) 保存文書は、保存箱に収納する。
(秘密文書の管理)
第35条秘密文書については、その内容及び管理方法について消防総務課長の承認を受けなければならない。
(保存文書の利用)
第36条保存文書の貸出しを受け、又は閲覧をしようとする者は、消防総務課長に申し出なければならない。
2 保存文書の貸出しを受け、又は閲覧をしようとする者は、当該文書の損傷、紛失等に注意するとともに、転貸し、又は抜取り、取換え、訂正等をしてはならない。
3 保存文書の利用が終了したときは、速やかに原状に復さなければならない。
4 保存文書を紛失し、又はき損した者は、始末書に所属する課分署の長の検印を受けた始末書を直ちに消防総務課長に届け出なければならない。
(部外者に対する保存文書の閲覧)
第37条官公署、個人その他の者から保存文書を閲覧したい旨の申出があるときは、消防総務課長は、主務課分署長と協議のうえ閲覧させることができる。
(文書の廃棄)
第38条主務課分署長は、保管文書の保存年限が経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。
2 消防総務課長は、第34条の規定により引継ぎを受けた保存文書の保存年限が経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。
3 前2項の規定により文書を廃棄しようとするときは、廃棄の日時、方法等を明らかにして廃棄の決定をしなければならない。
4 廃棄を決定した文書は、裁断、焼却、溶解その他適切な方法により廃棄しなければならない。
5 前各項の規定にかかわらず、市史編さんに必要と認められる文書については、この限りでない。
(委任)
第39条この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、消防長が別に定める。
この訓令は、平成12年1月1日から施行する。
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(施行期日)
1 この訓令は、平成20年4月1日から施行する。ただし、第17条第2号の改正規定は、平成21年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 平成21年1月1日から同年3月31日までの間の文書番号は、改正前の第17条第2号の規定にかかわらず、前年からの一連番号によるものとする。
この訓令は、平成21年3月1日から施行する。
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
この訓令は、平成26年5月1日から施行する。
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
この訓令は、令和8年4月1日から施行する。
別表第1(第17条関係)
各課署の文書記号表
課署名
記号
消防総務課
消総
予防課
消予
警防課
消警
消防1課
消1
消防2課
消2
南分署
消南
北分署
消北
別表第2(第32条関係)
第1種(永年保存)
(1) 条例、規則、規程等の制定、改廃に関する文書
(2) 官庁の諸令達で将来の例証となる重要な文書
(3) 予算及び決算書(財政課保管のもの)
(4) 市議会会議録及び議決報告書
(5) 不服申立て、訴訟及び和解に関する文書
(6) 市有財産の得喪、変更及びこれに関する文書
(7) 原簿、台帳、図面及び統計書等で特に重要なもの
(8) 市の沿革及び市史の資料となる比較的重要な文書
(9) 各種事業創設に関する文書
(10) 市債に関する重要な文書
(11) 事務の引継ぎに関する文書
(12) 前各号に掲げるもののほか、永年保存の必要があると認められる文書
第2種(10年保存)
(1) 官庁の諸令達で将来の例証となるもののうち、比較的重要な文書
(2) 県外及び県内の地方公共団体並びに所轄官公署又は個人及び団体等の往復文書で重要な文書
(3) 職員の進退、賞罰に関する文書及び履歴書
(4) 恩給、退職手当及び公務員災害補償認定書
(5) 監査に関する文書
(6) 決算の終った工事契約書、設計書及びその関係書類
(7) 官報及び県報(総務課所管のもの)
(8) 前各号に掲げるもののほか、10年保存の必要があると認められる文書
第3種(5年保存)
(1) 照会、回答その他の往復文書
(2) 予算及び決算に関する文書で第1種及び第2種に属しないもの
(3) 文書の収受、発送に関する文書
(4) 前各号に掲げるもののほか、5年保存の必要があると認められる文書
第4種(3年保存)
(1) 諸報告表、資料等に関する文書
(2) 出勤簿、出張命令簿、休暇欠勤等願簿
(3) 前各号に掲げるもののほか、3年保存の必要があると認められる文書
第5種(1年保存)
(1) 通知、報告、照会、回答等の文書で特に軽易な文書
(2) 前号に掲げるもののほか、1年保存の必要があると認められる文書
様式第1号(第8条関係)
様式第2号(第8条関係)
様式第3号(第8条関係)
様式第4号(第8条関係)
様式第5号(第9条関係)
様式第6号(第15条関係)
様式第6号の2(第15条関係)
様式第7号(第27条関係)
三郷市消防文書取扱規程
平成11年12月21日 消防本部訓令第3号
(令和8年4月1日施行)
| 制定 | 平成11年12月21日 | 消防本部訓令第3号 |
| 改正 | 平成12年3月28日 | 消防本部訓令第10号 |
| 改正 | 平成14年3月25日 | 消防本部訓令第3号 |
| 改正 | 平成16年3月17日 | 消防本部訓令第3号 |
| 改正 | 平成19年2月9日 | 消防本部訓令第1号 |
| 改正 | 平成20年3月28日 | 消防本部訓令第1号 |
| 改正 | 平成21年2月27日 | 消防本部訓令第2号 |
| 改正 | 平成26年3月10日 | 消防本部訓令第1号 |
| 改正 | 平成26年4月30日 | 消防本部訓令第3号 |
| 改正 | 平成31年3月29日 | 消防本部訓令第1号 |
| 改正 | 令和8年2月16日 | 消防本部訓令第5号 |