三郷市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要綱

告示第231号

(目的)

第1条この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2の規定に基づく住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務について必要な事項を定めることにより、市民の個人情報の保護に留意し、当該事務の適正な執行を図ることを目的とする。

(定義)

第2条この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 閲覧用名簿 住民基本台帳の記録事項のうち、法第11条第1項に規定する事項を印刷し、簿冊単位に綴られた帳票をいう。

(2) 台帳閲覧 閲覧用名簿を閲覧することをいう。

(3) 請求機関 法第11条第1項の規定により住民基本台帳の一部の写しの閲覧の請求をしようとする国又は地方公共団体の機関をいう。

(4) 申出者 法第11条の2第1項の規定により住民基本台帳の一部の写しの閲覧の申出をしようとする個人又は法人をいう。

(5) 閲覧者 住民基本台帳の一部の写しを閲覧する者をいう。

(閲覧用名簿の編成)

第3条閲覧用名簿に掲載される者は、住民基本台帳に記載されている者とする。

2 前項の規定にかかわらず、特別の事情があると市長が判断した者を閲覧用名簿から除くことができる。

3 閲覧用名簿は、1月、4月、7月及び10月の各月の1日に改製し、内容に変更が生じた場合に適宜修正する。

(台帳閲覧の実施日等)

第4条台帳閲覧の実施日は、月曜日から金曜日までの日とする。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる日は台帳閲覧を行わないものとする。

(1) 国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に定める休日

(2) 1月2日、同月3日及び12月29日から同月31日までの日

(3) 市長が特に必要と認めた日

3 台帳閲覧の時間は、午前9時00分から12時00分まで、及び午後1時00分から4時00分までとする。ただし、市長が特別の事情があると認めた場合は、この限りでない。

(台帳閲覧の予約等)

第5条請求機関及び申出者は、台帳閲覧をしようとする日(以下「閲覧希望日」という。)の30日前から14日前までに台帳閲覧の予約をしなければならない。ただし、市長が特別の事情があると認めた場合は、この限りでない。

2 閲覧希望日は、原則として同一月内に2日を限度とする。

3 閲覧の予約は受付簿(様式第1号)で管理し、同一時間帯における予約は1件を限度とする。

(台帳閲覧の請求等)

第6条請求機関は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧の請求について(様式第2号)又は他の公文書を市長に提出し、法第11条第2項各号に掲げる事項を明らかにした上で台帳閲覧の請求を行わなければならない。

2 申出者は、住民基本台帳閲覧申出書(様式第3号。以下「閲覧申出書」という。)を市長に提出し、法第11条の2第2項各号に掲げる事項を明らかにした上で台帳閲覧の申出を行わなければならない。

3 申出者は、前項の申出の際、次に掲げる書類のうち市長が必要と認めるものを提出しなければならない。ただし、第1号の書類については、同号の要件を具備した内容である限り申出者が作成した書類に代えることができる。

(1) 誓約書(様式第4号)

(2) 個人番号カード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等(本人の写真が貼付されたものに限る。)であって閲覧者が本人であることを確認できる書類の写し。ただし、当該書類を持たない閲覧者にあっては、当該閲覧者の住民登録地に郵送で照会したその回答書(様式第5号)及び資格確認書の写しその他の市長が適当と認めた書類

(3) 閲覧事項の利用目的の真実性を証明する書類

(4) 委託を受けて申出を行う場合にあっては、委託契約書等当該委託内容を証する書類

(5) 申出者が指定した者が閲覧を行う場合にあっては、当該申出者と閲覧者の関係が分かる書類

(6) 申出者が法人等の場合にあっては、法人登記、事業所概要等当該法人等の概要が分かる書類

(7) プライバシーマークが付与されていることを示す書類、プライバシーポリシー等事業者が個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)を踏まえた対応をしていることが分かる書類

4 前3項による台帳閲覧の請求又は申出は、閲覧希望日の7日前までに行わなければならない。ただし、市長が特別の事情があると認めた場合は、この限りでない。

(特別の事情による居住関係の確認)

第7条法第11条の2第1項第3号の特別の事情による居住関係の確認として市長が定めるものとは、次に掲げるものをいう。

(1) マンション等の管理組合が管理業務を行うために当該マンション等の居住者を確認する必要があり、他に手段がない場合

(2) 自己の住所地に第三者が住所を設定していないかどうかを確認したい旨の申出があった場合

(3) その他居住関係の確認のために相当な理由があると市長が認める場合

(申出の承認)

第8条市長は、第6条第2項の規定による申出があった場合は、その内容を審査の上、閲覧の可否を決定し、速やかに閲覧承認(不承認)決定通知書(様式第6号)により通知しなければならない。

(台帳閲覧の実施)

第9条閲覧者は、1名とする。ただし、市長が特別の事情があると認めた場合は、この限りでない。

2 第6条第1項による閲覧者にあっては、国又は地方公共団体の職員たる身分を証明する証明書を、同条第2項による閲覧者にあっては、同条第3項第2号により閲覧申出書に添付した閲覧者が本人であることを確認できる書類を提示し、所定の場所で台帳閲覧を行うものとする。

(台帳閲覧の方法)

第10条台帳閲覧は、閲覧用名簿の記載事項を住民一覧帳票(様式第7号)に転記する方法による。

(禁止事項)

第11条台帳閲覧においては、次に掲げる行為を禁止する。

(1) 閲覧用名簿を故意に亡失、毀損する行為

(2) 閲覧用名簿に文字あるいは記号などを記入するなどして記載事項の改ざんを行う行為

(3) 閲覧用名簿の一部の外部持ち出しを謀り、あるいは持ち出す行為

(4) 写真撮影、ハンディーコピー等による複写行為

(5) 無断で閲覧用名簿を取り外す行為

(6) 住民一覧帳票以外の用紙を使用して転記する行為

(7) その他、市長が台帳閲覧に不適当であると判断した行為

2 市長は、前項の行為を発見した場合には、転記済みの住民一覧帳票を回収し、その後の台帳閲覧を中止させるものとする。

(閲覧内容の確認等)

第12条市長は、転記済みの住民一覧帳票を確認し、その内容が第6条第1項の台帳閲覧の請求又は同条第2項の台帳閲覧の申出における閲覧目的と異なると認めた場合には、当該住民一覧帳票を回収するものとする。

2 市長は、転記済みの住民一覧帳票を複写し、三郷市文書取扱規程(令和3年訓令第4号)の定めるところにより管理する。

(個人情報の管理義務等)

第13条申出者、閲覧者、法第11条の2第4項に規定する個人閲覧事項取扱者及び同条第5項に規定する法人閲覧事項取扱者(以下「申出者等」という。)は、台帳閲覧で知り得た個人情報を、個人の人格尊重の理念の下に適正かつ安全に管理しなければならない。

2 申出者は、閲覧申出書に記載した目的が達成された時点で、台帳閲覧で知り得た個人情報を適切な方法で速やかに廃棄しなければならない。

(手数料)

第14条閲覧者は、台帳閲覧終了後、手数料を現金で納付しなければならない。

2 前項の手数料は、住民一覧帳票に転記した者の数に、三郷市手数料徴収条例(平成12年条例第1号)第2条第16号に定める金額を乗じた額とする。この場合において、閲覧請求の目的に合致する者が閲覧用名簿に記載されていないことにより、住民一覧帳票に転記できなかったときは、住民一覧帳票に転記した者の数を1人とする。

(閲覧状況の公表)

第15条法第11条第3項及び第11条の2第12項に規定する閲覧の状況の公表は、三郷市公告式条例(昭和31年条例第1号)第2条第2項に規定する掲示板に掲示し、又はその他の方法によるものとする。

(その他)

第16条この要綱に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。

附則

この告示は、平成17年8月1日から施行する。

附則(平成17年10月14日告示第369号)

この告示は、平成17年11月1日から施行する。

附則(平成18年9月28日告示第421号)

1 この告示は、平成18年11月1日(以下「施行日」という。)から施行する。ただし、次項及び第3項の規定は、公布の日から施行する。

2 改正前の第5条及び第6条の規定は、施行日前の住民基本台帳の写しの閲覧(以下「台帳閲覧」という。)について適用する。

3 施行日以後の台帳閲覧に係る改正後の第5条及び第6条の規定による台帳閲覧の予約及び台帳閲覧の請求又は申出は、平成18年10月2日以降行うことができる。

附則(平成22年12月21日告示第347号)

この告示は、平成22年12月21日から施行する。

附則(平成26年3月3日告示第48号)

この告示は、平成26年3月3日から施行する。

附則(平成27年12月15日告示第397号)

(施行期日)

1 この告示は、平成28年1月1日から施行する。

(経過措置)

2 この告示による改正前の三郷市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要綱の規定中、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律(平成25年法律第28号)第19条の規定による改正前の住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「旧住民基本台帳法」という。)第30条の44第3項の規定により交付された住民基本台帳カードは、旧住民基本台帳法第30条の44第9項の規定によりその効力を失う時までの間は、なお従前の例による。

附則(令和3年3月22日告示第77号)

この告示は、令和3年4月1日から施行する。

附則(令和4年4月21日告示第88号)

(施行期日)

1 この告示は、令和4年4月21日から施行する。

(経過措置)

2 この告示の施行の際、この告示による改正前の三郷市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要綱に基づき作成された様式の用紙で、現に残存するものは、当分の間、使用することができる。

附則(令和6年11月26日告示第297号)

この告示は、令和6年12月2日から施行する。

附則(令和7年12月1日告示第279号)

この告示は、令和7年12月2日から施行する。

様式第1号(第5条関係)

様式第2号(第6条関係)

様式第3号(第6条関係)

様式第4号(第6条関係)

様式第5号(第6条関係)

様式第6号(第8条関係)

様式第7号(第10条関係)

三郷市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要綱

平成17年7月21日 告示第231号

(令和7年12月2日施行)