公職にある者から受けた提言、要望等に関する事務取扱規程

訓令第32号

(目的)

第1条この規程は、市行政の執行に関して、職員が公職にある者から三郷市へ提言、要望等を受けたことについて、情報の共有化を図り、的確な事務処理を目指すとともに、市政に対する信頼を確保することを目的とする。

(定義)

第2条この規程において「公職にある者」とは、国会議員、県議会議員及び市議会議員並びにこれらの秘書をいう。

(提言、要望等の記録)

第3条職員は、公式又は公開の場以外において公職にある者から提言、要望等(以下「要望等」という。)を受けたときは、原則として複数の職員で対応し、速やかに公職にある者から受けた提言、要望等記録票(別記様式。以下「記録票」という。)を作成するものとする。ただし、要望等が次に掲げるものにあっては、記録票の作成を要しない。

(1) 行政運営上、軽易なものと思われるもの

(2) 窓口業務や相談業務を行っている部署については、明らかに通常の業務の範囲内での要望等であるもの

2 職員は前項の規定により記録票を作成したときは、速やかに所属長に報告しなければならない。

(報告)

第4条所属長は、前条第2項の規定により報告を受けたときは、直属の部長を経由して人事課長に記録票を提出するものとする。この場合において、要望等が他の部局に関係する内容である場合には、所属長は、あらかじめ関係課等と当該要望等に対する対応について協議しなければならない。

2 人事課長は、前項の規定により提出された記録票を市長に報告するものとする。

(文書の保管、保存及び情報の開示)

第5条第3条の規定により作成された記録票は、三郷市文書取扱規程(令和3年訓令第4号)により保管及び保存するとともに、公開請求があった場合には、三郷市情報公開条例(平成11年条例第15号)の規定により公開するものとする。

(その他)

第6条この規程に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。

附則

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附則(平成20年3月21日訓令第2号)抄

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附則(令和3年3月22日訓令第4号)抄

(施行期日)

1 この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

附則(令和3年3月30日訓令第6号)

(施行期日)

1 この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(公職にある者から受けた提言、要望等に関する事務取扱規程の一部改正に伴う経過措置)

2 この訓令の施行の際、第18条による改正前の公職にある者から受けた提言、要望等に関する事務取扱規程の規定に基づき作成された様式の用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお当分の間、使用することができる。

別記様式(第3条関係)

公職にある者から受けた提言、要望等に関する事務取扱規程

平成19年3月30日 訓令第32号

(令和3年4月1日施行)