訓令第4号
三郷市文書取扱規程(平成11年訓令第20号)の全部を改正する。
目次
(趣旨)
第1条この規程は、別に定めるもののほか、本市における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(用語の定義)
第2条この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして保有しているものをいう。
(2) 電子文書 文書のうち、電磁的記録であって電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(3) 起案文書 事案の意思決定をする際に要する文書をいう。
(4) 決裁文書 決裁を経た文書をいう。
(5) 完結文書 所定の手続を終えた文書をいう。
(6) 未完結文書 所定の手続を終えていない文書をいう。
(7) 部 三郷市行政組織条例(昭和58年条例第3号)に定める部をいう。
(8) 部長 部の長、危機管理監及び会計管理者をいう。
(9) 課 三郷市事務分掌規則(平成3年規則第3号)に定める課(課に相当する室及びセンターを含む。)及び会計課をいう。
(10) 課長 課の長をいう。
(11) 係 三郷市事務分掌規則に定める係(係に相当する室を含む。)をいう。
(12) 係長 係の長をいう。
(13) 主務部 当該文書に係る事案を所掌する部をいう。
(14) 主務部長 主務部の長をいう。
(15) 主務課 当該文書に係る事案を所掌する課をいう。
(16) 主務課長 主務課の長をいう。
(17) 保管 文書を主務課の事務室内に収納しておくことをいう。
(18) 保存 文書を主務課の事務室以外の場所に収納しておくことをいう。
(文書作成の原則)
第3条事案の処理にあたっては、軽易なものを除き、意思決定に至る経緯等を記録した文書を作成しなければならない。
(文書取扱いの原則)
第4条文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱うとともに、その処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つよう処理しなければならない。
2 文書は、情報公開制度の円滑な運用及び個人情報の保護を図るため、適正に管理しておかなければならない。
(総務課長の職責)
第5条総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、市における文書管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括し、文書管理が適正かつ円滑に行われるよう、文書事務の改善に努めなければならない。
2 総務課長は、文書事務の改善を図るため、必要に応じて各課の文書事務の実態を調査し、改善の指示をすることができる。
3 総務課長はこの規程における職務の執行にあたり、あらかじめ指定した執行代理者に職務を執行させることができる。
(課長の職責)
第6条課長は、常に文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう、事務処理の促進を図らなければならない。
(文書取扱主任)
第7条課長の文書事務を補佐するため、各課に文書取扱主任を置く。
2 課長は、当該課に属する係長又は係長に相当する職務の級にある者のうちから文書取扱主任を選任し、総務課長に報告する。ただし、課長が特に必要と認めたときは、他の者を選任することができる。
3 文書取扱主任は、上司の命を受け、その課における次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書事務の進行管理、改善及び指導に関すること。
(2) 文書の審査、整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(3) その他文書事務に関すること。
(文書取扱担当者)
第8条文書の整理、保管、保存及び廃棄について、文書取扱主任を補佐するため、各係に文書取扱担当者を置く。
2 課長は、当該課に属する各係の事務に精通している者のうちから文書取扱担当者を選任し、総務課長に報告する。
(文書記号等)
第9条文書には、文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、表彰状、感謝状その他主務課長が文書記号及び文書番号を付する必要がないと認める文書並びに特に軽易な文書については、この限りでない。
2 前項の文書記号は、市名の頭文字「三」に、次の各号に規定する文字を組み合わせるものとする。
(1) 別表第1に掲げる記号
(2) 収受文書にあっては「収」、照会、依頼、通知等市の発議に基づく文書にあっては「発」の文字(通達及び指令に係る文書には使用しない。)
3 第1項の文書番号は、課別の文書収受発送簿(様式第1号)の一連番号とし、会計年度ごとに管理するものとする。
4 第1項の規定にかかわらず、文書収受発送簿以外の台帳、受付簿等(以下「台帳等」という。)を用いた事務に係る文書については、台帳等に所要事項を記載し、主務課長が定める記号及び台帳等の番号を付すことができる。
(文書の受領)
第10条市に到達した文書は、主務課が直接受領したものを除き、総務部総務課(以下「総務課」という。)において受領するものとする。
2 郵便料金の未払又は不足の文書が到達した場合は、総務課長が必要と認めたものに限り、これを受け取ることができる。
(勤務時間外に到達した文書の受領)
第11条職員の勤務時間、休日及び休暇に関する規則(平成7年規則第12号)第2条に定める勤務時間外に到達した文書は、ファクシミリ又は電気通信回線により受領した文書を除き、本庁舎の警備員がこれを受領し、宿日直時間後に総務課長へ引継ぎしなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、総務課長への引継ぎが不要であることが明確な文書は、本庁舎の警備員から直接主務課長に引き継ぐことができる。
(ファクシミリによる文書の受領)
第12条文書は、ファクシミリにより受信することができる。この場合において、当該受信をもって文書の受領とみなす。
2 前項の規定により受領した文書は、第16条の規定による処理を行うものとする。
(電気通信回線による電子文書の受領)
第13条電子文書は、電気通信回線により受信することができる。この場合において、当該受信をもって文書の受領とみなす。
2 前項の規定により受領した電子文書は、紙に出力し、第16条の規定による処理を行うものとする。ただし、当該電子文書の内容により紙に出力する必要がないと主務課長が認めたときは、この限りでない。
(総務課における文書の処理及び配布)
第14条第10条の規定により総務課が受領した文書は、総務課長が開封する必要があると認めたものを除き、開封せず文書配布棚を経由し、主務課に配布する。
2 総務課長は、前項の規定により配布した文書を、配布した日の午後5時15分までに主務課が受領しないおそれがあると認めるときは、当該文書を受領するよう連絡しなければならない。
3 書留、引受時刻証明、配達証明、内容証明又は特別送達の郵便物は、総務課長が開封する必要があると認めたものを除き、開封せず、書留郵便物等受付簿(様式第2号)に所要事項を記載した後、主務課に配布して受領者を記録するものとする。
4 2以上の課に関連するものは、その関係の最も深いと認められる課に配布する。
(主務課における文書の受領)
第15条主務課は、文書配布棚に配布された文書の有無を確認し、当該文書がある場合は、配布された日の午後5時15分までに受領しなければならない。
2 主務課は、前条第2項の連絡を受けたときは、直ちに当該文書を受領するものとする。
(主務課における文書の処理及び配布)
第16条文書取扱主任は、前条の規定により受領した文書及び主務課で直接受領した文書(職員が出張先で受領した文書を含む。)の内容を確認し、直ちに当該文書に係る事務を担当する職員(以下「担当職員」という。)に配布するものとする。ただし、親展文書は開封せず、封筒の見やすい箇所に別表第2に定める収受印(次項において「収受印」という。)を押し、名あて人に配布するものとする。
2 担当職員は、前項の規定により配布された文書の余白に収受印を押印のうえ、収受の年月日、別表第1に掲げる記号及び文書番号を記載し、文書収受発送簿に所要事項を記載するものとする。ただし、主務課長が不要と認めたものについては、この限りでない。
3 到達の時刻が重要となる文書にあっては、当該文書の余白等に到達時刻を記載するものとする。
(配布文書の転送又は返付)
第17条第14条の規定により配布された文書に、課の所掌に属しないものがある場合において、転送する課が明らかなときは、直ちにこれを転送し、転送すべき課が明らかでないときは、直ちにこれを総務課に返付するものとする。
(文書の処理)
第18条第16条の規定により収受した文書及び市の発議に基づく文書は、遅滞なく起案又は供覧の処理をしなければならない。
2 特に重要な文書又は直ちに処理することができない文書は、上部余白に「伺い」を表示し、上司に供覧し、その指示を受けるものとする。この場合において、事案に関する現況又は意見を添えるものとする。
(起案)
第19条事案の意思決定に当たっては、起案をしなければならない。なお、起案は、次に掲げる方法によるものとする。
(1) 起案するときは、起案用紙(様式第3号)を用いること。
(2) 起案は、原則として一事案ごとに作成すること。
(3) 起案に使われる用語等は、三郷市公文例規程(平成12年訓令第4号)によること。
(4) 第21条の規定による回議の途中に起案の字句を訂正した場合は、起案者が当該訂正した箇所に押印すること。
(5) 重要若しくは異例なもの又は疑義のあるもので、起案の趣旨を説明する必要があると認められる場合は、その趣旨を簡明に記述するとともに、経過の概要、関係条文その他参考となる事項を付記し、関係書類があるときは、これを末尾に添付すること。
(6) 事案の施行期日が予定されているものについては、回議又は合議に必要な期間を考慮して起案すること。
2 前項第1号の規定にかかわらず、主務課長が認めるときは、起案用紙を用いないで、文書の余白又は複写用紙を用いる等の方法により起案し、回議に付することができる。
(供覧)
第20条意思決定を伴わない文書は、起案を必要とせず、当該文書の関係する職員に供覧するものとする。
2 他の課に供覧する必要がある文書は、その写しを送付することをもって、供覧に代えることができる。
(回議)
第21条起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。
(合議)
第22条起案文書の内容が他の部又は課の所掌事務に関係があるときは、当該関係のある部長又は課長に合議しなければならない。
2 合議を受けた者が、合議事項に異議があるときは、主務部長又は主務課長と協議して調整するものとし、調整がつかないときは、文書で意見を付さなければならない。
3 起案者は、合議を経た文書でその内容を変更しようとするときは、改めて合議を受け、又は廃案になったときはその旨を合議先に通知しなければならない。
(緊急を要する起案文書等の回議及び合議)
第23条起案文書の内容が緊急を要するもの又は重要若しくは異例なものは、主務課長が携帯して回議し、又は合議しなければならない。
2 起案文書の内容が緊急を要するものは、上部余白にその旨朱書するものとする。
(後閲)
第24条起案文書を代決したときにおいて、重要又は異例と認めるものは、代決者において当該文書の上部余白に「後閲」と朱書しておかなければならない。
(法規審査)
第25条条例案、規則案その他審査を要すると総務課長が認めるものは、関係部課の合議を経て総務課の審査を受けなければならない。
(浄書)
第26条決裁文書で浄書を要するものは、速やかに浄書するものとする。
2 浄書した文書は、直ちに決裁文書と照合するものとする。
(公印)
第27条起案者は、発送する文書に三郷市公印規程(昭和39年訓令第2号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、簡易なものについては、公印の押印を省略することができる。
(印刷)
第28条文書の印刷が必要な場合は、できる限り、庁内印刷により行うものとする。
(発送文書の取扱い)
第29条起案者は、文書を発送する場合において、当該文書にあて先、発信課名及び年月日を明示し、文書収受発送簿に所要事項を記載するものとする。
(郵送による発送)
第30条文書の発送は、次条及び第32条に規定する場合を除き、総務課で郵送により一括して行うものとする。
2 前項の規定により郵送する文書は、課ごとに一括し、総務課に提出するものとする。
3 前2項の規定にかかわらず、文書の発送は必要に応じて主務課において行うことができる。
4 市を経由して関係行政機関などに進達しなければならない文書は、当該文書の余白に経由印を押印し、文書収受発送簿又は台帳等に所要事項を記載し、進達しなければならない。
(ファクシミリを利用した文書の発送)
第31条文書の発送は、ファクシミリを利用して行うことができる。
2 ファクシミリを利用した文書の発送は、主務課で行うものとする。
(電気通信回線を利用した電子文書の発送)
第32条電子文書は、電気通信回線を利用して送信することができる。この場合において、当該送信は文書の発送とみなす。
2 電気通信回線を利用した電子文書の発送は、主務課で行うものとする。
(文書の整理)
第33条文書(電子文書を除く。以下この章において同じ。)は、必要に応じ即座に利用し得るよう体系的に整理して保管し、又は保存するものとする。
(文書ファイルの作成)
第34条文書取扱主任は、当該年度に発生した文書の文書ファイルを作成しなければならない。
2 文書ファイルは、相互に密接な関係を有する文書であって、文書を保管し、又は保存する期間(以下「保存年限」という。)を同じくすることが適当である文書をまとめることにより、作成するものとする。ただし、単独で管理することが適当であると認められる文書は、この限りでない。
(文書の保管)
第35条文書を保管する際は、フォルダに収納して保管するものとする。ただし、文書の形状等によりフォルダに収納することが適当でない場合は、この限りでない。
2 未完結文書は、主務課長の指定する場所に保管しておかなければならない。
3 完結文書は、主務課において会計年度及び件名別に整理し、保管するものとする。ただし、暦年ごとに整理し、保管することが適当なものについては、この限りでない。
(文書の保存年限)
第36条文書の保存年限の区分は、次のとおりとする。ただし、軽易な文書で保存する必要のない文書については、随時廃棄することができる。
(1) 永年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
2 前項の規定にかかわらず、法令等により期間が定められている文書又は時効が完成するまで証拠として保存する必要のある文書については、それぞれ法令等の定める期間又は時効期間を保存年限とする。
(保存年限の管理)
第37条主務課長は別表第3に定める保存年限の基準に基づき、課の文書の保存年限を定めなければならない。この場合において、文書の保存年限は、法令の定め、文書の効力、利用頻度、重要度、資料価値等を考慮しなければならない。
2 主務課長は、文書の保存年限を定め、又は変更しようとするときは、総務課長に報告しなければならない。
3 文書の保存年限の管理は、総務課長が行う。
(保存年限の起算)
第38条文書の保存年限の起算日は、完結の日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理し、又は保管する文書の保存年限の起算日は、完結の日の属する年の翌年1月1日とする。
(保存文書の引継ぎ)
第39条完結文書のうち保存を要する文書は、保存箱に収納し、毎年度当初において総務課長が指定する時期に総務課長へ引継ぐものとする。
2 主務課長は、会計年度による文書は会計年度ごとに、暦年による文書は暦年ごとに保存年限別に仕分けるものとする。
3 主務課長は、年度又は年を越えて処理した文書は、その事案が完結した年度又は年のものとして区分するものとする。
4 主務課長は、相互に密接に関連を有する2以上の文書は、1件として整理するものとする。この場合において、保存年限が異なるものについては、長期のものに併せて保存するものとする。
(保存文書の利用等)
第40条保存文書の貸出しを受け、又は閲覧をしようとする者は、総務課長に申し出なければならない。
2 保存文書の貸出しを受け、又は閲覧をしようとする者は、当該文書の損傷、紛失等に注意するとともに、転貸し、抜取り、取換え、訂正等をしてはならない。
3 保存文書の利用が終了したときは、速やかに原状に復さなければならない。
4 保存文書を紛失し、又はき損した者は、直ちに主務課長に報告し、当該文書を紛失し、又はき損した経緯を記載した文書を総務課長に提出しなければならない。
(文書の廃棄)
第41条主務課長は、保管文書の保存年限が経過したときは、廃棄の決定をし、総務課長に報告した上で、速やかに廃棄しなければならない。
2 総務課長は、第39条の規定により引継ぎを受けた保存文書の保存年限が経過したときは、主務課の意見を聴いて、当該文書の廃棄を決定し、速やかに廃棄しなければならない。
3 廃棄を決定した文書は、裁断、焼却、溶解その他適切な方法により廃棄しなければならない。
(市史に関する史料の移管)
第42条総務課長及び主務課長は、保存年限を経過した文書のうち、市史に関する史料として重要であると認められるものは、廃棄せずに市史史料を所掌する部署へ移管するものとする。
(委任)
第43条この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、総務部長が別に定める。
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、この訓令による改正前の三郷市文書取扱規程に基づき作成された様式の用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお当分の間、使用することができる。
(三郷市事務専決規程の一部改正)
3 三郷市事務専決規程(平成3年訓令第2号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(公職にある者から受けた提言、要望等に関する事務取扱規程の一部改正)
4 公職にある者から受けた提言、要望等に関する事務取扱規程(平成19年訓令第32号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
この訓令は、令和3年7月5日から施行し、令和3年7月1日から適用する。
この訓令は、令和3年12月24日から施行する。
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
別表第1(第9条関係)
記号一覧表
課名
記号
企画政策課
企
情報政策課
情
秘書課
秘
広報広聴課
広
総務課
総
人権・男女共同参画課
人権
人事課
人
契約課
契
危機管理防災課
危
財政課
財
市有財産管理課
市財
市民税課
市税
資産税課
資
収納課
収
市民課
市
生活安全課
生安
クリーンライフ課
ク
市民活動支援課
市活
商工観光課
商
農業振興課
農
スポーツ振興課
ス
健康推進課
健
国保年金課
国
長寿いきがい課
長
介護保険課
介
ふくし総合支援課
ふ支
生活ふくし課
生
障がい福祉課
障
こども政策課
こ政
こども家庭センター
こ家
すこやか課
す
道路課
道
河川課
河
下水道課
下
応急対策室
応
都市デザイン課
都デ
開発指導課
開
みどり公園課
み
まちづくり事業課
ま
会計課
会
工事検査室
工
環境政策室
環
シルバー元気塾推進室
シ
ふくし総合相談室
ふ相
別表第2(第16条関係)
収受印
番号
使用者
ひな形
1
福祉事務所以外の課の職員(他の規程で定めるものを除く)
2
福祉事務所の職員
別表第3(第37条関係)
第1種(永年保存)
(1) 条例、規則、規程等の制定、改廃に関する文書
(2) 指令、通達その他将来の例証となる重要な文書
(3) 予算書及び決算書(財政課保管のもの)
(4) 市議会会議録及び議決報告書
(5) 不服申立て、訴訟及び和解に関する文書
(6) 市有財産の得喪、変更及びこれに関する文書
(7) 原簿、台帳、図面及び統計書等で特に重要なもの
(8) 市の廃置分合、境界変更及び町、字の名称、区域変更に関する文書
(9) 市の沿革及び市史の資料となる比較的重要な文書
(10) 各種事業創設に関する文書
(11) 市債に関する重要な文書
(12) 市立学校の設置、廃止及び公の施設の設置、廃止に関する文書
(13) 前各号に掲げるもののほか、永年保存する必要があると認められる文書
第2種(10年保存)
(1) 指令、通達その他将来の例証となる文書
(2) 県外及び県内の地方公共団体並びに所轄官公署又は個人及び団体等の往復文書で重要な文書
(3) 職員の進退、賞罰に関する文書及び履歴書
(4) 退職手当及び公務員災害補償認定書
(5) 監査に関する文書
(6) 決算の終わった工事契約書、設計書及びその関係書類
(7) 事務の引継ぎに関する文書
(8) 前各号に掲げるもののほか、10年保存の必要があると認められる文書
第3種(5年保存)
(1) 照会、回答その他の往復文書
(2) 予算及び決算に関する文書で第1種及び第2種に属しないもの
(3) 文書の収受、発送に関する文書
(4) 前各号に掲げるもののほか、5年保存の必要があると認められる文書
第4種(3年保存)
(1) 諸報告表、資料等に関する文書
(2) 出勤簿、出張命令簿、休暇欠勤等願簿
(3) 前各号に掲げるもののほか、3年保存の必要があると認められる文書
第5種(1年保存)
(1) 通知、報告、照会、回答等の文書で特に軽易な文書
(2) 官報及び県報
(3) 前号に掲げるもののほか、1年保存の必要があると認められる文書
様式第1号(第9条関係)
様式第2号(第14条関係)
様式第3号(第19条関係)
三郷市文書取扱規程
令和3年3月22日 訓令第4号
(令和6年4月1日施行)
| 制定 | 令和3年3月22日 | 訓令第4号 |
| 改正 | 令和3年7月5日 | 訓令第11号 |
| 改正 | 令和3年12月24日 | 訓令第18号 |
| 改正 | 令和4年3月30日 | 訓令第2号 |
| 改正 | 令和5年3月31日 | 訓令第9号 |
| 改正 | 令和6年3月29日 | 訓令第7号 |